Automatización con IA
para que tu equipo deje de hacer lo que hace una máquina.
Somos RONOA, y montamos automatizaciones y agentes de IA con Make, n8n y Zapier para pymes. Cualificar contactos, hacer seguimientos, pasar datos de un sitio a otro, preparar informes. Todo eso que alguien de tu equipo hace a mano cada semana y que nadie disfruta haciendo.
Lo repetitivo, lo aburrido y lo que se olvida
No todo se automatiza, y el error más caro es intentarlo. Hay tres señales que indican que una tarea sí merece la pena: se repite igual cada vez, no requiere criterio y alguien se acuerda de hacerla solo cuando ya es tarde.
El contacto que entra por la web y tarda dos días en recibir respuesta. El presupuesto que se envía y nadie vuelve a tocar. Los datos que se copian del formulario al Excel y del Excel al CRM. El informe mensual que se monta a mano cada día 1. Son horas que no se ven en ningún sitio hasta que las sumas.
Empezamos siempre igual: una sesión contigo y con quien hace el trabajo de verdad, listando lo que se repite. De ahí salen entre cinco y quince candidatos, y de esos elegimos los dos o tres que más tiempo liberan con menos riesgo.
El contacto que entra a las dos de la madrugada
Aquí es donde la automatización se paga sola, porque no ahorra tiempo: evita ventas perdidas. Un contacto que recibe respuesta en cinco minutos tiene muchísimas más opciones de convertirse en cliente que uno que la recibe al día siguiente. Y la mayoría de las pymes responden al día siguiente.
Montamos el circuito completo: el contacto entra por donde entre, un sistema automático le responde al momento, le hace las preguntas que cualifican y, si encaja, le ofrece directamente los huecos libres de tu agenda. Lo que no encaja se descarta sin que nadie pierda media hora descubriéndolo.
Y lo que no se cierra no se pierde: seguimientos automáticos a los tres días, a la semana y al mes, con el mensaje adecuado según hasta dónde llegó esa conversación. Eso es lo primero que se deja de hacer cuando hay trabajo, y es justo donde está el dinero fácil.
Cuando hace falta entender, no solo mover datos
Una automatización clásica sigue reglas: si pasa esto, haz aquello. Funciona de maravilla mientras todo sea previsible, y se rompe en cuanto aparece un caso raro.
Un agente de IA sirve para lo que no es previsible: leer un correo y entender qué pide, resumir una conversación larga, clasificar un contacto por lo que ha escrito, redactar un primer borrador de respuesta con el tono de tu empresa. Cosas que antes exigían que alguien las leyera.
Nuestra regla es sencilla y conviene decirla: la IA propone, la persona decide, y cuanto más caro sea el error, más humano hay en medio. Un agente que clasifica correos puede ir solo. Uno que manda presupuestos, no. Quien te diga que puedes automatizarlo todo sin supervisión no ha visto lo que pasa cuando falla.
Imágenes y vídeo sin esperar tres semanas
Producir creatividades era el cuello de botella de cualquier campaña. Un vídeo decente pedía guion, rodaje, edición y, con suerte, tres semanas. Hoy una buena parte de eso se resuelve en días.
Generamos imágenes de producto, variaciones de anuncio para probar conceptos distintos y vídeos cortos para redes. Donde más se nota es en la cantidad: poder probar diez conceptos en vez de dos cambia por completo el resultado de una campaña, porque en publicidad la creatividad es lo que más mueve la aguja.
Dicho esto, con criterio. La IA es buena produciendo volumen y mala aportando lo que te hace distinto. Tu cara, tu taller, tus clientes y tu forma de explicar las cosas no los sustituye nada, y mezclarlos bien es lo que separa una campaña que funciona de un carrusel que parece hecho por un robot.
Una automatización rota hace más daño que no tenerla
Este bloque está aquí porque es la parte que nadie pone en su web, y es la que hace que un proyecto salga bien o se convierta en un problema.
Los flujos se rompen. Cambia un campo del CRM, caduca un permiso, una herramienta actualiza su funcionamiento. Si nadie vigila, te enteras tres semanas después porque un cliente se queja de que nunca le contestaron. Por eso montamos avisos: si algo falla, lo sabes tú y lo sabemos nosotros el mismo día.
Y lo documentamos. Cada flujo con una explicación en castellano de qué hace, qué lo dispara y a quién avisar si deja de funcionar. Si un día dejamos de trabajar juntos, tu equipo entiende lo que tiene montado. Una automatización que solo entiende quien la hizo no es un activo: es una dependencia.
Lo que ha pasado
en proyectos que llevamos.
Qué problema había, qué se montó y qué pasó después. Los nombres no están porque los clientes prefieren que no estén, no porque no existan.
Los anuncios abren directamente una conversación de WhatsApp, un sistema automático la cualifica y lo que pasa el filtro se agenda solo en el CRM. Nadie del equipo toca un contacto hasta que ya está en la agenda, con día y hora.
Lo interesante no es el coste por contacto: es que el circuito funciona de noche y en fin de semana sin que nadie esté pendiente. El equipo entra cuando ya hay una reunión puesta, no antes.
En captación, el tiempo de respuesta es la variable que más mueve el cierre y la más fácil de arreglar. Casi ningún negocio la mide, y casi todos la tienen mal.
Cifras de proyectos gestionados por RONOA. Los resultados dependen del sector, del volumen y de las herramientas que ya uses; no prometemos replicarlos, pero sí decirte en la primera llamada qué se puede automatizar en tu caso y qué no.
Quiero saber qué puedo automatizar →Del primer flujo a un equipo que lo entiende
1. Sesión de procesos. Una o dos horas contigo y con quien hace el trabajo. Salimos con la lista de lo que se repite y una estimación de horas que libera cada cosa.
2. El primero, pequeño. Montamos una sola automatización, la que más tiempo libere con menos riesgo. Funcionando en días, no en meses, para que veas si esto te sirve antes de comprometerte a nada grande.
3. Ampliar. Con el primero rodando y la confianza hecha, vamos añadiendo. Siempre de uno en uno y siempre con avisos si algo falla.
4. Entregar. Documentación en castellano y formación a tu equipo. El objetivo es que puedas seguir sin nosotros, no que no puedas.
Lo que nos preguntan
antes de empezar
Una automatización sencilla, como enviar un contacto del formulario al CRM y avisar por WhatsApp, suele ir entre 300 y 800 euros de montaje. Un circuito completo de captación con cualificación y agendado, entre 1.500 y 4.000. A eso se suman las herramientas, que para una pyme rondan los 20 a 100 euros al mes según el volumen. La forma honesta de decidirlo es calcular cuántas horas libera al mes: si no se paga en seis meses, probablemente no merezca la pena.
Lo que se repite igual cada vez y no requiere criterio. En la práctica: respuesta y cualificación de contactos nuevos, agendado de reuniones, seguimientos comerciales, paso de datos entre formularios, hojas de cálculo y CRM, envío de presupuestos y recordatorios, informes periódicos, altas de clientes y recordatorios de cobro. Lo que no conviene automatizar es cualquier cosa donde un error salga caro y nadie lo revise.
Zapier es el más sencillo y el que más integraciones tiene, pero se encarece rápido con el volumen. Make sale bastante más barato y permite flujos complejos, a cambio de una curva de aprendizaje mayor. n8n se puede instalar en tu propio servidor, lo que lo hace el más económico a gran volumen y el más indicado si manejas datos sensibles y no quieres que salgan de tu infraestructura. Para la mayoría de las pymes, Make es el punto de equilibrio.
En una pyme, casi nunca. Lo que pasa en la práctica es que la misma gente deja de copiar datos y de perseguir seguimientos, y dedica ese tiempo a atender y vender. Donde sí cambia el trabajo es en tareas puramente administrativas de alto volumen. Conviene hablarlo con el equipo desde el principio: una automatización que se percibe como una amenaza acaba saboteada, y hemos visto ese final más de una vez.
Se rompen, es cuestión de tiempo: cambia un campo, caduca un permiso o una herramienta actualiza su funcionamiento. Lo importante es enterarse el mismo día y no tres semanas después por la queja de un cliente. Por eso todo flujo que montamos lleva avisos de error que llegan a ti y a nosotros, y queda documentado para que cualquiera pueda entender qué hace y por dónde empezar a mirar.
Casi nunca. La gracia de estas plataformas es que conectan lo que ya tienes, y cuando una herramienta no tiene integración directa casi siempre se puede conectar igualmente por otra vía. Solo recomendamos cambiar algo cuando la herramienta actual es el cuello de botella de verdad, y en ese caso te lo decimos con los números delante, no por preferencia.
Para cualificar, orientar y agendar, sí, y funciona muy bien. Para responder dudas técnicas, dar precios a medida o gestionar una reclamación, no sin supervisión. Nuestra regla es que cuanto más caro sea el error, más humano hay en medio: un agente que clasifica correos puede ir solo, uno que manda presupuestos no. Y siempre con una salida clara para que el cliente pueda hablar con una persona cuando quiera.
La primera automatización, entre una y tres semanas desde la sesión de procesos. Un circuito completo de captación, entre cuatro y ocho. Siempre empezamos por una sola cosa pequeña que funcione pronto: es la forma de que veas si esto te sirve antes de comprometerte con un proyecto grande, y de paso aprendemos cómo trabaja tu equipo de verdad.
¿Cuántas horas se te van en lo mismo cada semana?
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Traer el tráfico que automatizas
Automatizar sin que entre nadie no sirve de nada. Lo otro que hacemos: